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Assistenz HR Administration & Office Management (m/w/d)

Sie passen zu uns wenn...

... Sie ein abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld suchen, gerne Verantwortung übernehmen und mit vielen Schnittstellen agieren. Sie lernen gerne neues und wollen auch eigene Ideen mit in Ihre Arbeit einbringen.
Sie unterstützen unsere Business Unit als Assistenz für die Bereiche Personal und Back-Office Management am Standort Ismaning und haben Freude daran, sich auch in bereichsübergreifenden Projekten (z.B. Marketing oder Vertrieb) einzubringen. Dafür bringen Sie eine hohe Serviceorientierung mit und verstehen sich als "Kümmerer".

 

Ihre Aufgaben

HR-Support/Administration (70%):

  • Im Recruiting unterstützen Sie bei der Bewerberverwaltung, der Koordination von Bewerbungsgesprächen und organisieren eigenverantwortlich das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
  • Sie unterstützen bei der Vorbereitung der Gehaltsabrechnung: Datenpflege in der Personalsoftware HRworks, Umsetzung der quartalsweisen Incentive-Zahlungen an den Vertrieb, Abwicklung der jährlichen Boni-Zahlungen
  • In der Mitarbeiterbetreuung sind Sie Ansprechpartner:in für allgemeine Anfragen der Führungskräfte und Mitarbeiter:innen und kümmern sich um die Aufmerksamkeiten zu Geburtstagen, Jubiläen und besondere Anlässe (z.B. Datenpflege, Bestellung von Geschenken, Vorbereitung der Glückwunsch-Karten)
  • Sie betreuen eigenständig das Fuhrparkmanagement: Verwaltung der Poolfahrzeuge, Steuerung der Neuwagenbestellungen sowie Abwicklung der Leasing-Rückläufer, Datenpflege im HR-Tool und Änderungsmeldungen an das Lohnbüro
  • In der Personaladministration führen Sie die allgemeine Korrespondenz, erstellen Bescheinigungen und pflegen die Personalakten 
  • Sie unterstützen die HR-Managerin/den HR-Manager im Tagesgeschäft sowie bei Sonderprojekten und vertreten sie/ihn bei Abwesenheit 

Back-Office Management Standort Ismaning (30%)

  • Postbearbeitung (Eingang, Verteilung, Ausgang)
  • Materialbestellung (Büromaterial, Visitenkarten, CI-Material, Küchenbedarf, Getränkebestellung etc.)
  • Verwaltung und monatliche Abrechnung der Barkasse (SAP)
  • Beantwortung von Mitarbeiteranfragen
  • Eigenständige Verwaltung der Zeitschriften-Abonnements
  • Hotelbuchungen und Reisekostenabrechnung für den Director CNE
  • Verwaltung/Ablage von Verträgen (Beraterverträge, Honorarvereinbarungen, Hospitationsverträge, Sponsoringverträge)
  • Allgemeine Aufgaben im Zusammenhang mit der Arbeitssicherheit
  • punktuelle Unterstützung des Head of Sales  

Ihre Expertise:

 
  • Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Sie haben mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Assistenz / Büroadministration und waren idealer Weise bereits im Personalwesen tätig
  • Sie sind versiert im Umgang mit MS-Office und haben eine hohe Affinität zu digitalen Prozesslösungen
  • Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab.

Wir bieten Ihnen...

  • eine abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit mit Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
  • ein kollegiales Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial voll entfalten können
  • flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
  • eine gute Arbeitsatmosphäre: wir begegnen uns mit Wertschätzung und Respekt
  • einen modernen Arbeitsplatz mit ausgezeichneter IT-Infrastruktur
  • Fortbildungsmöglichkeiten zur Weiterentwicklung Ihrer Employability
  • Mobiles Arbeiten und Vertrauensarbeitszeit
  • Obst und Getränke
  • ein attraktives Gehalt
  • Sozialleistungen wie Betriebliche Altersversorgung, Bike Leasing, Gruppen-Unfall-Versicherung

Sie sind interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angaben zu Ihrem Wunschgehalt.

Idealerweise können Sie im Juli 2022 starten, sehr gerne auch früher. 

Bei Fragen freue ich ich mich auf Ihren Anruf oder Ihre Nachricht per Mail.

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In Deutschland ist LETI seit dem Jahr 2000 mit der LETI Pharma GmbH vertreten und ist im Bereich der Hyposensibilisierung und Dermokosmetik eine feste Größe. Der Mutterkonzern LETI Pharma, S.L.U. blickt als bekanntes Familienunternehmen mit Hauptsitz in Tres Cantos bei Madrid auf eine über 100-jährige Tradition zurück. Neben unserem Standort in Witten haben wir in Deutschland unseren Hauptsitz  in Ismaning bei München.